Regulamin postępowania mediacyjnego Centrum Mediacji Gospodarczej przy Wielkopolskiej Izbie Budownictwa w Poznaniu
§ 1 Zakres zastosowania
- Przedmiotem niniejszego Regulaminu jest unormowanie zasad rozstrzygania sporów powstałych pomiędzy podmiotami gospodarczymi lub między osobą fizyczną a podmiotem gospodarczym w drodze mediacji prowadzonej przez mediatorów Centrum Mediacji Gospodarczej (CMG) przy Wielkopolskiej Izbie Budownictwa (WIB) w Poznaniu.
- Niniejszy Regulamin stosuje się, jeżeli strony wyraziły na piśmie zgodę na rozwiązanie wynikłego między nimi sporu w drodze mediacji według niniejszego Regulaminu przed lub po powstaniu takiego sporu.
- Strony mogą uzgodnić, że postępowanie mediacyjne w ich sprawie będzie w określony sposób odbiegało od postanowień niniejszego Regulaminu dotyczących przebiegu postępowania mediacyjnego. Zmiany zasad postępowania nie dotyczą unormowań Regulaminu dotyczących kosztów postępowania.
§ 2. Definicja mediacji
Mediacja jest porozumieniem się osób – będących w konflikcie – przy pomocy bezstronnego i neutralnego mediatora. Jest dobrowolna, poufna, prowadzi do wyjścia z problemowej sytuacji i sprzyja zapobieganiu przyszłym konfliktom.
§ 3. Rozpoczęcie mediacji
- Postępowanie mediacyjne zostaje wszczęte:
a) na wspólny pisemny wniosek stron sporu (zwanych mediantami) o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego (umowa o mediację), albo
b) gdy jedna ze stron sporu (wnioskodawca) wniesie pisemny wniosku o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego a druga ze stron wyrazi na piśmie zgodę na udział w mediacji w terminie 14 dni od dnia doręczenia jej odpisu wniosku przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu. - Gdy o mediację wnioskuje jedna ze stron sporu, a druga strona nie wyrazi zgody na piśmie na udział w mediacji w terminie 14 dni od dnia doręczenia jej wniosku, postępowanie umarza się o czym zawiadamia się wnioskodawcę.
- Wspólny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego powinien zawierać:
a) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego wraz z podaniem ich adresów,
b) określenie przedmiot sporu wraz z podaniem jego wartości,
c) określenie stanowisk i twierdzeń stron wraz z ich uzasadnieniem,
d) podpisy stron,
e) wskazanie mediatora wyznaczonego przez strony z Listy mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu,
bądź –
f) wniosek o wyznaczenie mediatora przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu,
g) ewentualną liczbę spotkań – proponowaną przez strony (nie wiąże mediatora),
h) ewentualne dodatkowe warunki. - Postanowienia ustępu 3 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do wniosku o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego składanego przez jedną ze stron.
- Do wniosku składanego przez jedną ze stron należy dołączyć jego odpis wraz załącznikami dla drugiej strony oraz dla mediatora.
§ 4. Lista mediatorów
- Centrum Mediacji Gospodarczej przy Wielkopolskiej Izbie Budownictwa w Poznaniu prowadzi listę stałych mediatorów („Lista mediatorów”).
- Mediatorem może być osoba fizyczna, która:
a) ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta w pełni z praw publicznych,
b) posiada kwalifikacje lub doświadczenie, wskazujące na to, iż będzie ona należycie wypełniała obowiązki mediatora,
c) daje rękojmię należytego wykonywania obowiązków mediatora. - Wpis na Listę mediatorów następuje na wniosek zainteresowanego. Wniosek powinien zawierać:
a) imię i nazwisko, adres, numer telefonu,
b) podanie zakresu specjalizacji,
c) oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu pełnej zdolność do czynności prawnych i korzystaniu w pełni z praw publicznych. - Wpisu na Listę mediatorów dokonuje Zarząd WIB-u informując o wpisie wnioskodawcę.
- Zarząd WIB-u wykreśla mediatora z Listy mediatorów:
a) na wniosek samego mediatora,
b) w przypadku utraty rękojmi należytego wykonywania obowiązków mediatora,
c) na wniosek Przewodniczącego Zespołu Mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu. - Od decyzji Zarządu WIB, w sprawach związanych z wpisem, odmową wpisu lub skreśleniem z Listy mediatorów, osobie której dotyczy decyzja oraz Przewodniczącemu Zespołu Mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu, służy odwołanie do Rady WIB-u w Poznaniu. Do czasu rozpatrzenia odwołania mediator nie może pełnić obowiązków mediatora.
§ 5. Wybór lub wyznaczenie mediatora
- Mediator powinien być wyznaczony wspólnie przez strony z Listy mediatorów prowadzonej przez CMG przy WIB w Poznaniu.
- Jeżeli strony nie wyznaczyły wspólnie mediatora ani nie wniosły o wyznaczenie mediatora przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów, niezwłocznie po wszczęciu postępowania mediacyjnego Przewodniczący Zespołu Mediatorów zwraca się do stron, aby wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Do wezwania dołącza się Listę mediatorów.
- Przewodniczący Zespołu Mediatorów, w porozumieniu z Prezesem Zarządu WIB w Poznaniu lub delegowanym przez niego przedstawicielem, niezwłocznie wyznacza mediatora z Listy mediatorów, jeśli:
a) strony złożyły wniosek o wyznaczenie mediatora przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów;
lub
b) strony nie wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania Przewodniczącego Zespołu Mediatorów do wyznaczenia mediatora. - Przewodniczący Zespołu Mediatorów wzywa strony do wyznaczenia innego mediatora, jeśli:
a) osoba wyznaczona nie może przyjąć albo odmówi przyjęcia powierzonej jej funkcji; albo
b) poprzednio wyznaczony mediator został wyłączony przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów z ważnych, uzasadnionych przyczyn organizacyjnych lub w przypadku stwierdzenia powiązania mediatora z którąkolwiek ze stron, co mogłoby rzutować na efektywność postępowania mediacyjnego. - Jeśli strony nie wyznaczą innego mediatora, w razie zajścia okoliczności określonych w poprzednim ustępie, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, Przewodniczący Zespołu Mediatorów, w porozumieniu z Prezesem Zarządu WIB w Poznaniu lub delegowanym przez niego przedstawicielem, wyznacza niezwłocznie mediatora z Listy mediatorów.
- Każda ze stron może z ważnych przyczyn żądać wyłączenia mediatora składając wniosek o jego wyłączenie do Przewodniczącego Zespołu Mediatorów w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o wyznaczeniu mediatora lub od podjęcia wiadomości o przyczynach wyłączenia.
- Przewodniczący Zespołu Mediatorów rozpoznaje wniosek o wyłączenie mediatora niezwłocznie. Decyzja Przewodniczącego Zespołu Mediatorów nie wymaga uzasadnienia.
- Wyznaczony mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, o których jest obowiązany powiadomić niezwłocznie strony i Przewodniczącego Zespołu Mediatorów.
§ 6. Mediatorzy i Arbitrzy Sądu Arbitrażowego
- Arbitrzy Sądu Arbitrażowego mogą być mediatorami, a mediatorzy Arbitrami Sądu.
- Mediator w danej sprawie nie może orzekać jako Arbiter jeśli w następstwie niedojścia do porozumienia sprawa zostaje przekazana do rozpatrzenia Sądowi Arbitrażowemu.
- Jeśli strona, w której sprawie orzekał Arbiter, wniesie w przyszłości sprawę o mediację – arbiter ten nie może występować jako mediator w takiej sprawie, niezależnie od tego, przez kogo byłby do jej prowadzenia wyznaczony.
§ 7. Zadania i obowiązki mediatora
- Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne z zachowaniem należytej staranności, lojalności i niezależności.
- Mediator jest obowiązany zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji. Po wyborze lub wyznaczeniu mediatora, składa on do akt pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i niezależności wobec stron występujących w danej sprawie.
- Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia.
- Mediator udziela stronom pomocy w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązania sporu, w sposób bezstronny i niezależny.
- Mediator może odbywać spotkania z każdą ze stron pod nieobecność drugiej strony.
- Mediator nie może udzielać porad prawnych jednemu lub obu mediantom.
- Mediator może proponować stronom skorzystanie z opinii ekspertów lub w przypadku wniosku stron, przedstawić własną opinię na piśmie co do istotnych okoliczności faktycznych i prawnych sporu, o ile posiada wiedzę w danej dziedzinie.
- Mediator może być obecny przy niektórych czynnościach powołanych rzeczoznawców, biegłych i innych ekspertów takich jak oględziny, wizje lokalne itp.
§ 8. Poufny charakter postępowania mediacyjnego
- Mediator zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się w trakcie prowadzenia tego postępowania. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego.
- Mediator nie może być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym, chyba że strony uzgodnią inaczej.
- Osoby trzecie mogą być obecne na posiedzeniu mediacyjnym tylko za zgodą stron i mediatora.
§ 9. Postępowanie mediacyjne
- Postępowanie mediacyjne nie jest jawne.
- Miejscem postępowania mediacyjnego jest Poznań, Polska, chyba że strony postanowiły na piśmie inaczej.
- Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski, chyba że strony postanowiły na piśmie inaczej.
- Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych.
- Po dokonaniu wyboru mediatora, mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego.
- Postępowanie mediacyjne prowadzone jest nie dłużej niż trzy miesiące. Okres ten może być jednak wydłużony przez Przewodniczącego Zespołu Mediatorów pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez mediatora.
- Na każdym etapie postępowania mediator może zwrócić się do każdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba że udzielając ich strona zastrzegła, że mediator ma je zachować w poufności.
- Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w sesjach mediacyjnych.
§ 10. Obowiązki mediantów
Medianci – osoby fizyczne – mają obowiązek uczestniczenia w sesjach mediacyjnych osobiście, a w przypadku osób prawnych i spółek nie posiadających osobowości prawnej poprzez osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu zgodnie z aktualnym odpisem KRS.
§ 11. Protokół
- Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adres stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.
- Mediator doręcza stronom odpis protokołu.
- Protokół postępowania mediacyjnego wraz z kopią wniosku o przeprowadzenie mediacji i ewentualnie kopią zawartej ugody przechowuje się w archiwum CMG przy WIB w Poznaniu przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania mediacyjnego.
- Przechowywane w archiwum dokumenty mogą być udostępniane tylko stronom lub upoważnionym przez nie osobom.
§ 12. Ugoda
- Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę zamieszcza się w protokole albo załącza się do niego.
- Strony podpisują ugodę. Niemożność podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.
- Mediator doręcza stronom odpis protokołu z pouczeniem o możliwości wystąpienia do sądu o zatwierdzenie ugody.
- Po zawarciu ugody mediator niezwłocznie składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej – o ile rozpatrywana przez CMG sprawa objęta była pozwem.
- Po zawarciu ugody przed mediatorem i złożeniu protokołu w sądzie, strona składa w sądzie wniosek o przeprowadzenie postępowania co do zatwierdzenia ugody.
- Ugoda zawarta przed mediatorem ma po jej zatwierdzeniu przez sąd moc prawną ugody zawartej przed sądem.
§ 13. Zakończenie postępowania mediacyjnego
- Postępowanie mediacyjne kończy:
a) zawarcie przez strony pisemnej ugody,
b) złożenie przez stronę mediatorowi oświadczenia na piśmie o wycofaniu się z postępowania mediacyjnego,
c) złożenie stronom przez mediatora oświadczenia na piśmie, że w jego opinii mediacja nie doprowadzi do rozwiązania sporu,
d) upływ okresu o którym mowa w § 9 ust. 6.
§ 14. Koszty postępowania mediacyjnego
- Mediacje w sprawach gospodarczych są odpłatne.
- Na koszty postępowania mediacyjnego składają się:
a) opłata rejestracyjna,
b) opłata mediacyjna,
c) wydatki. - Strona składająca wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego wpłaca opłatę rejestracyjną w kwocie 250,- zł. + VAT, przeznaczoną na pokrycie kosztów rozpatrzenia wniosku. W przypadku wniesienia wniosku przez strony wspólnie opłatę rejestracyjną uiszczają strony w częściach równych. Wnioski o rozpoczęcie postępowania złożone bez wniesienia opłaty rejestracyjnej nie podlegają rozpatrzeniu.
- Niezwłocznie po otrzymaniu wspólnego wniosku o przeprowadzenie mediacji lub wyrażeniu zgody przez drugą stronę na przeprowadzenie mediacji w razie złożenia wniosku o mediację przez jedną stronę, Przewodniczący Zespołu Mediatorów zwraca się do stron o wpłacenie w terminie 7 dni opłaty mediacyjnej, stosownie do wartości przedmiotu sporu (WPS) w wysokości:
| WPS | Wysokość opłaty mediacyjnej |
| do 10.000,- zł. | 400,- zł. |
| powyżej 10.000,- zł. do 30.000,- zł. | 650,- zł. |
| powyżej 30.000,- zł. do 50.000,- zł. | 1.000,- zł. |
| powyżej 50.000,- zł do 1.000.000,- zł. | 2.000,- zł. |
| powyżej 1.000.000,- zł. do 3.000.000,- zł. | 3.000,- zł. |
| powyżej 3.000.000,- zł. | 5.000,- zł. |
- Postępowanie mediacyjne może być prowadzone pod warunkiem otrzymania przez CMG przy WIB w Poznaniu wymaganej opłaty mediacyjnej.
- Strony wspólnie określają wartość przedmiotu sporu. W przypadku braku zgody między nimi co do określenia tej wartości lub gdy prawidłowość jej określenia budzi uzasadnione wątpliwości, wartość przedmiotu sporu określi Przewodniczący Zespołu Mediatorów CMG przy WIB w Poznaniu.
- Przewodniczący Zespołu Mediatorów ma prawo podnieść w konkretnej sprawie wysokość opłaty mediacyjnej nie więcej niż o 20%, szczególnie w sprawach skomplikowanych, sprawach o dużej wartości przedmiotu sporu, a także w tych sprawach, w których udział bierze dwóch mediatorów.
- Wynagrodzenie mediatora w danej sprawie nie może przekroczyć ¾ opłaty mediacyjnej.
- Wydatki stanowią koszty ewentualnych dodatkowych czynności takich jak np. opinie biegłych, ekspertyzy, tłumaczenia. Mediator, po wcześniejszym uzgodnieniu ze stronami, może pobierać od stron zaliczki na wydatki mediacyjne.
- Jeżeli strony nie uzgodniły na piśmie inaczej, ponoszą one koszty postępowania mediacyjnego w równych częściach. W przypadku braku zapłaty kosztów przez jedną ze stron za spłatę całości zobowiązania strony odpowiadają solidarnie.
- W przypadku rezygnacji z mediacji zgłoszonej przez stronę lub strony przed pierwszą sesją opłata mediacyjna podlega zwrotowi.
§ 15. Odpowiedzialność prawna
Odpowiedzialność prawna CMG przy WIB w Poznaniu i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 8 czerwca 2010 r.
